A Contum Kft. 2004-es megalakulása óta kifejezetten nagyvállalati tartalommenedzsment rendszerek (Enterprise Content Management – ECM) szállítására, integrálására, bevezetésére, illetve támogatására szakosodott. Maroknyi csapatával, mintegy 15 fővel és több mint 10 évnyi nagyvállalati környezetben szerzett szakmai tapasztalatával Magyarország legrégebbi, kimondottan ECM rendszerek bevezetésével és támogatásával foglalkozó gárdájának számít. Ügyfelei a telekommunikáció, az autóipar, a pénzügyi szektor, az energia szektor, a gyártás és a média területéről kerülnek ki.
Nem csak a papírt kell kiváltani
Jól példázza a dokumentumkezelésben felmerülő üzleti problémák megoldását egy pénzügyi szolgáltatónál sikerrel befejezett projekt. Az ügyfélnél alapvetően papíralapú iktatás zajlott, amely számos problémát okozott. Még az egyébként elektronikusan keletkező dokumentumok is nyomtatásra kerültek, és papír alapon lettek eltárolva. Ily módon követhetetlenek és alacsony hatékonyságúak voltak az üzleti folyamatok, a dokumentumok tárolásából adódóan állandóan keresési problémák léptek fel, és ez elfogadhatatlanul hosszú válaszidőket eredményezett az ügyfélkiszolgálásban.
Ezek a tarthatatlan állapotok vezettek oda, hogy a pénzintézet meg tudott fogalmazni jól artikulált üzleti célokat:
- A dokumentumok legyenek elektronikus rendszerben kezelve.
- Az így rendszerezett dokumentumokra épüljön egy egyszerűbb munkafolyamat.
- Kevesebb emberi erőforrás felhasználásával legyen hatékonyabb a napi munka.
- Csökkenjen az ügyintézésre fordított idő.
- Gyorsan és egyszerűen lehessen keresni az immáron elektronikusan tárolt információk között.
- Megnyíljon az út az elektronikus folyamatvezérlés előtt.
A Contum szakemberei ezekre a kihívásokra az IBM FileNet Content Manager rendszerét javasolták bevezetésre, melynek során az üzleti problémákra megfelelő megoldást kaphatott az ügyfél.
Teljes szervezetet átfogó projekt
A projekt részeként először felmérték a belső ügyviteli folyamatokat. Szolgáltatásorientált architektúra (SOA) alapú dokumentummenedzsment rendszert javasoltak, amely alapjául szolgált a későbbi elektronikus üzleti folyamatvezérléshez.
Az IBM Datacap segítségével a papír alapú állományokat digitalizálták. Az egyszerű és gyors visszakereshetőség érdekében bevezették az IBM Content Navigatort, a dokumentumok regisztrációs és nyilvántartási folyamataira pedig az IBM Business Process Manager lett a megoldás. Végül a dokumentumokat – részben visszamenőlegesen is – betöltötték az IBM FileNet-alapú dokumetumtárba.
Természetesen ez az egyszerűen hangzó folyamat egy több fázisra osztott, éven túli átfutású projekt keretében zajlott, melynek során az ügyfél oldalról és a Contum oldaláról is projektmenedzserek, fejlesztők és vezetők dolgoztak közösen a siker érdekében. Az ilyen teljes szervezetet átfogó, hosszú átfutású projektekhez hasonlóan itt is felmerültek előre nem látható, magasabb prioritású projektek, amikkel az együttműködés az agilis projektvezetés, és a rendszerintegrációs megközelítés eredményképp sikeres volt, így a projektet sikeresen zárták.
Az eredmények pedig magukért beszélnek.
A korábbi, még aktív papíralapú dokumentumok digitalizálásra kerültek, és az összes kapcsolódó hivatalos adat regisztrálásra került. Az immáron elektronikus dokumentumokat strukturáltan osztályozták, és a megfelelően kialakított dokumentumtárakba tárolták le. Ezzel elérték, hogy a megfelelő információ a megfelelő helyen került tárolásra, de ami még fontosabb, a visszakeresés, és az ügyintézés is lényegesen leegyszerűsödött. A különféle szerződéses anyagok mozgása transzparens módon követhetővé vált, nem lehetett többé beszélni eltűnt mellékletekről, hiányzó adatlapokról. Az új rendszer képességeit kihasználva – egységes IBM környezetről lévén szó, amelyben integrált egységet képez a Datacap, a FileNet, és a Business Process Manager – az üzleti folyamatokat optimalizálták, ezáltal az ügyintézés egyszerűbbé, gyorsabbá vált.
A megrendelő és a szállító együttműködésére épít
Természetes hogy egy ilyen élő rendszer az átadása után is igényli a folyamatos támogatást. A Contum Kft. gyártói és rendszerspecifikus üzemeltetési támogatást (például IBM Filenet esetén közvetlen gyártói támogatás nyújtására való hivatalos jogosultság) biztosít ügyfelei részére. A Contum nagyvállalati ügyfeleivel – mint az iménti esettanulmányban szereplő pénzintézet – kialakított bizalmi együttműködés során „elsődlegesen a feladatra koncentrál és utána találja ki a pénzügyi feltételeket” szemléletmód szerint dolgozik. Az üzemeltetés-támogatási logikája az ITIL 3rd Level Support szinttel azonos módszertant alkalmazó, aktív ügyfél-szállító szakmai kapcsolatot építő proaktív együttműködésre épül, melynek során alapvető a folyamatos szakmai képzés és az informáciátadás mindkét oldal tekintetében.
Az üzemeltetés-támogatás szolgáltatása 5×8, 5×10 és 7×24 órás támogatási csomagokban is elérhető attól függően, hogy az adott alkalmazás mennyire kritikus az ügyfél szempontjából. Mivel a dokumentumok gyors elérése és az ügyfelek hatékony kiszolgálása nem állhat le, és nem nyúlhat egy bizonyos időn túlra, a dokumentum-, illetve tartalomkezelés rendszerint kiemelten üzleti kritikus alkalmazásnak számít, és igényli a magas szintű rendelkezésre állást.
A Contum Kft. munkatársai évtizedes tapasztalataik és az iparági "best practice" alapján összeállított tudásbázisuk felhasználásával végzik a megelőző és az eseti támogató tevékenységeket. Az ügyfél-elégedettségi mérések azt igazolják, hogy Contum jól méri fel nagyvállalati ügyfeleinél, szem előtt tartva, hogy mi is az igazi feladat a tartalomkezelés terén, ezáltal a megfelelő szoftvereszközöket választja ki, majd ezeket jól bevált projekt-módszertana mentén bevezeti, integrálja, és támogatja.
Ennél az ügyfélnél is nyitott a lehetőség a dokumentumkezelés egy újabb lépcsőfoka felé, amely a dokumentumok hiteles elektronikus formában történő megőrzése, melyet a hazai jogszabályok is támogatnak. Ennek köszönhetően a papíralapú dokumentumok elektronikus formában is archiválhatóak úgy, hogy a hiteles, vagyis joghatás kiváltására alkalmas formában maradnak. Az ilyen módon archivált papír dokumentumok megsemmisíthetőek, így a továbbiakban nem szükséges a költséges irattárak fenntartása.
Erre ad megoldást az Ypsilon Hiteles Archiváló rendszer, amely az IBM FileNet és Datacap termékeivel, valamint elektronikus aláíró szoftver integrálásával lefedi a hiteles archiváláshoz kapcsolódó feladatok teljes egészét. A papíralapú dokumentumról hiteles másolatot készít, és archiválja; menedzseli az elektronikus dokumentumokat és elektronikus aláírást, valamint biztosítja az őrzési idő alatt a dokumentumok hitelességét.
Since our foundation in 2004, we specialized specifically in delivering, integrating, installing and supporting Enterprise Content Management, including IT assessment and implementation. Our 15 highly qualified expert, as a team have 10 years of experience in enterprise environment and is the oldest company specialized in installing and supporting ECM systems. Our customers base comes from telecommunications, automotive industry, financial and energetic sector, production and media.
Not only the paper needs to be replaced
A successful project with a financial service provider is always a good example for the way we solve emerging problems in document management. The customer was using paper-based filing which caused several problems. Even the electronic documents were printed and stored as a paper. This way the business processes became untraceable and less effective. Several issues occurred due to the way the documents were stored; searching difficulties, unacceptably long response time in administration.
These intolerable circumstances urged the corporation to express exact business requests:
- Have the customer’s documents managed in an electronic system;
- Build the work process on these systematized documents;
- Reach more effective daily work with less human resource;
- Decrease the time spent on administration;
- Be able to browse faster and easier through electronically stored information;
- Open the way for electronic workflow
Contum’s experts recommended the implementation of IBM FileNet Content Manager system, and the customer could receive the required solutions for each business problem.
A project comprehending the whole of the company
As the first part of the project, Contum assessed the internal administration. A document management system based on a service oriented architecture was recommended to serve as the basis of the subsequent electronic workflow.
With the help of IBM Datacap, the paper-based files were digitized. For the easier and faster content management, the IBM Content Navigator was implemented. While IBM Business Process Manager became responsible for document- registering and monitoring processes. Finally, the documents – partly retroactively – were uploaded to the IBM Filenet document libraries.
Of course this simple-sounding process was divided to several phases and became a project which lasted over a year. During the assignment, project managers, developers and leaders worked for success on both sides. Similarly to other projects that comprehend the whole of the company, unpredictable high-priority projects came up. The cooperation with these projects were successful thanks to the agile project management and the system integration approach, so the project was finished successfully.
The results speak for themselves.
The previous paper-based documents got digitized, and all official data in connection with this got stored in the system. The already electronic documents were organized structurally and sent into the suitable document libraries. The proper information got stored at the proper place, but which is more important, the research and the administration became significantly easier. The transfer of certain contracts and documents became transparently traceable, and lost attachments and missing forms will no longer be an issue. Exploiting the new system’s capabilities – organic IBM environment with integrated components, such as Datacap, Filenet and Business Process Manager – the business processes were optimized, the administration became simpler and faster.
Builds on the cooperation between the customer and the supplier
Obviously an operating system requires continuous support after it was delivered. Contum Kft. provides manufacturer’s and system-specific operation support to it’s customers (In case of IBM Filenet for example, with official permission to provide manufacturer operation support). Contum’s approach of work is that they primarily focus on the problem, and find a financial agreement afterwards with it’s enterprise customers, just as in the case with the bank in the previous case study. Contum’s operation-supporting logic is based on an active customer-deliverer and professional contact-builder proactive cooperation using a methodology on the same level as ITIL 3rd Level Support. During this cooperation, continuous professional training and information forwarding is essential from both sides.
The operation-supporting service is available in different packages (5x8, 5x10 and 7x24 hour) depending on how much the application is crucial from the customer’s point of view. Since the fast access to documents and the efficient way of servicing clients can not stop and be postponed for later attention, document management is an extraordinarily crucial application and it requires a high-level disposal.
With their knowledge base based on centuries of experience and industrial „best practice”, Contum Kft’s experts provide preventive and occasional support. Customer satisfaction surveys confirm the fact that Contum is aware of the real tasks in the matter of content management and recommends the suitable software to implement, integrate and support with its tested project methodologies.
The opportunity is given in this customer’s case for the next step of document management, which is the authentic and electronic preservation of documents supported by domestic regulations. Thanks to this, the paper-based documents can be archived electronically and still stay in authentic form. Documents archived with this method can be destructed, so the expensive archives are no longer necessary.
Ypsilon Authentic Archiver system provides a solution in this matter. It covers all the tasks in connection with authentic archiving, using IBM products such as Filenet and Datacap as well as integrating a digital signature software. It creates a copy of paper-based documents and archives them. Furthermore, it manages the electronic documents and digital signatures as well as providing the documents’ trustworthy during it’s storage.
